Qualifizierte elektronische Signatur - wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte Elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sichere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.   

Voraussetzung für den Elektronischen Kontoauszug ist das Elektronische Postfach. Dieses muss für den Empfang freigeschaltet sein.

Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Sparkasse freischalten oder aktivieren Sie es in Ihrem Online-Banking und schalten Ihre Konten frei.

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Diese Software erlaubt die Erstellung gesetzeskonformer Signaturprüfprotokolle im PDF-Format. Für Sparkassenkunden gibt es die kostenfrei nutzbare Software "Sign Live! Sparkassen-Edition".

Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:

• Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
• Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
• Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
• Für die Dauer der Aufbewahrung müssen die Daten jederzeit verfügbar sein.
  
• Eine inhaltliche Übereinstimmung mit den Buchungsbelegen ist erforderlich, wenn sie lesbar gemacht werden.
• Eine maschinelle Auswertung muss gewährleistet sein.
  

Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden.

Um die Anforderungen der Finanzbehörden an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus dem Online-Banking mittels Export oder Ihrer Electronic-Banking-Software mittels Datensicherung aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.